molnbloggen.com

för att cloud är så mycket mer än moln!

Fakta: Externa användare i Sharepoint Online

| Inga kommentarer

Microsofts produkt (och tjänst) Sharepoint har många skepnader; från att ha varit en förbisedd dokumenthanteringslösning, har den mognat som en webbplatsmotor till att användas som lagringsyta till det mesta i Office 365 vilken både Microsoft Teams och OneDrive for Business på något sätt interagerar mot.

Något som alltid är på tapeten när det kommer till plattformar som lagrar data, är vad skillnaden på en intern och en extern användare egentligen är. Historiskt sett kommer frågan från ett rent ekonomisk intresse där företag ogärna betalar ”fullpris” för begränsad åtkomst till data av externa entiteter. Men idag kretsar frågeställningarna mycket kring säkerhet också eftersom det i de flesta fall är viktigt att begränsa ”onödig” extern åtkomst så mycket som möjligt.

I denna artikel tänkte jag försöka bena ut begreppen och skillnaderna mellan interna och externa användare i Sharepoint Online.

Innan vi går vidare vill jag dock ta död på en myt när det kommer till antalet externa användare som kan ha åtkomst till Sharepoint Online. Det florerar mängder av frågor gällande maximalt antal externa användare men faktum är att det faktiskt inte finns något tak. På webbsidan som berättar om begränsningarna i Sharepoint Online, går det att läsa följande: ”There is no limit to the number of external users you can invite to your SharePoint Online site collections.”

En extern användare ärver rättigheterna i Sharepoint från kunden som äger kontot. Om organisationen sätter upp en Sharepoint-lösning baserat på prenumerationsformen Office 365 Enterprise E3 (där Sharepoint Online Plan 2 är inkluderat), kan den externa användaren med andra ord åtnjuta samma utökade funktionalitet som betalande prenumeranter kan.
”External users inherit the use rights of the SharePoint Online customer who is inviting them to collaborate. That is, if an organization purchases an E3 Enterprise plan and builds a site that uses enterprise features, the external user is granted rights to use and/or view the enterprise features within the site collection they are invited to. While external users can be invited as extended project members to perform a full range of actions on a site, they will not have the exact same capabilities as a full, paid, licensed member within your organization.”

Som du kanske lade märke till i den engelska texten ovan, finns det dock saker som en extern användare inte får tillgång till. Men innan vi går in på dessa, tänkte jag väldigt kort beskriva vad en extern användare är:
En användare som befinner sig utanför kundens prenumeration eller konto. De omsätter med andra ord inga prenumerationer i kundens tenant. Externa användare kan kategoriseras i tre delar:

  • Autentiserad användare med Microsoft-konto
    Dessa användare kan logga in antingen med sitt Microsoft-konto (gamla Live ID), eller med ett konto från en annan Office 365-tenant.
  • Autentiserad användare utan Microsoft-konto
    Dessa användare erhåller ett mail med en länk till den resurs du vill dela ut och behöver använda en engångskod varje gång de ansluter mot tjänsten. Endast filer och mappar kan delas ut till dessa användare.
  • Anonyma användare
    De här individerna erhåller ett mail med en länk till de resurser som är utdelade. Länken kan användas av vem som helst. Även om identiteterna är okända, loggas IP-nummer så fort de ansluter och till exempel begär åtkomst till dokument.

Externa användare som använder ett Microsoft- eller Office 365-konto för att ansluta kan utföra följande (på engelska):

  • They can perform tasks on a site consistent with the permission level that they are assigned. For example, if you add an external user to the Members group, they will have Edit permissions and they will be able to add, edit and delete lists; they will also be able to view, add, update and delete list items and documents.
  • They can use Office Online for viewing and editing documents. If your plan includes Office Professional Plus, they cannot install the desktop version of Office on their own computers unless you assign them a license.
  • They will be able to see other types of content on sites, depending on the permissions you give them. For example, they can navigate to different subsites within the site collection to which they were invited. They will also be able to do things like view site feeds.

För att låsa upp ytterligare behörighet, krävs att användarna tilldelas licenser motsvarande den funktion de behöver tillgång till.

Du kan läsa mer om extern delning av Sharepoint Online på i Microsofts dokumentbibliotek. Där kan du även få en djupare insikt i vad som egentligen händer när du delar ut Sharepoint-resurser externt.

Martin Svennberg

Författare: Martin Svennberg

Licensspecialist inom allt som rör moln; volymlicensavtal, hosting och publika molnlösningar.

Kommentera

Obligatoriska fält är märkta *.


Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.