molnbloggen.com

för att cloud är så mycket mer än moln!

Konvertera maillådor och minska kostnaden för ledig personal

| Inga kommentarer

Jag och Markus fick idag en härlig fråga från en av våra partners. Frågeställningen gällde hur man kan göra för att minimera kostnaden då en anställd går på långledighet (föräldraledigt/tjänstledigt eller dylikt). Det finns ju alla möjligheter att styra om själva licensen till en användare eller till och med avsluta en prenumeration (i t.ex. CSP). Nackdelen med att flytta licensen bort från en användare är ju dock att datat kommer att försvinna efter en tid.

Självklart har vi skrotat omkring i Office 365 administrationsportalen för att komma på en lösning åt er! Inga kunskaper i Powershell eller programmering krävs, endast administratörsrättighet, en gnutta förnuft och lite tålamod. Observera att exemplet nedan endast täcker Exchange Online (alltså mail m.m.) och inte filer i OneDrive for Business. För att säkra data i OneDrive for Business (och även Exchange Online), kan dock tredjepartsverktyg användas.

Det första som är viktigt att känna till är att delade maillådor inte kostar något, utan ingår i kostnaden för aktiva användare. Varje delad maillåda får innehålla max 50GB maildata och endast användare med en giltig licens av Exchange Online (även inkluderad i Office 365 Business Essentials, Business Premium, Enterprise E1, Enterprise E3, Enterprise E4 och Enterprise E5), kan få åtkomst till den.

Det första vi ska göra är att konvertera användarens maillåda till en delad dito. Detta görs från administrationsvyn för Exchange (längst ned i vänstra menyn), se till att vara inloggad som global administratör i adminkonsollen för Office 365:

 

Bild 1a

I Exchange admin center väljer du ”Recipients” (Mottagare på svenska), klickar på användaren vars maillåda ska konverteras och kikar i menyn längst till höger. En bit ner i menyn finns valet ”Convert to shared mailbox”. Klicka på ”Convert”:

Bild 2

Det tar en stund innan konverteringen är klar, men så småningom kan du gå vidare till nästa steg, vi behöver nämligen se till att någon har möjlighet att hantera maillådan under frånvaron. I detta fall har vi valt den globala administratören. Vi håller på att kontrollera om det krävs att en användare är knuten till den delade maillådan (det är ju inte alla som uppskattar känslan att en administratör har tillgång till inboxen…).

Klicka på ”Shared”, markera den nu delade maillådan och klicka sedan på pennan för att redigera. I det nya fönstret väljer du ”Mailbox delegation”, trycker på plustecknet och lägger till det konto som ska ha åtkomst till maillådan.

Nu är användarens personliga låda konverterad och vi har sett till att någon som fortfarande arbetar, har åtkomst till mailen om det behövs. Det enda som återstår nu är att bocka ur licenserna från användaren. Detta gör vi i grundläget för administration i portalen genom att klicka på ”användare”, ”Aktiva användare”. Sedan klickar du på namnet det gäller och redigerar licensinformationen i den högra menyn.

Bild 3

Nu går det att flytta licensen till en annan användare (eller minska antalet säten med 1 om du kör CSP).

När personen kommer tillbaka gör du i omvänd ordning:

  1. Köp en licens
  2. Tilldela licensen till användaren
  3. Konvertera den delade mailboxen till en personlig
  4. Ta bort rättigheterna för administratören på lådan

Har du andra tips på hur man kan göra, är du välkommen att kontakta oss eller kommentera!

Martin Svennberg

Författare: Martin Svennberg

Licensspecialist inom allt som rör moln; volymlicensavtal, hosting och publika molnlösningar.

Kommentera

Obligatoriska fält är märkta *.


Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.